Um die Vollständigkeit der Bibliothek zu überprüfen, Schwund ausfindig zu machen und um Medien zu sortieren, wird empfohlen, in regelmäßigen Abständen eine Bestandsaufnahme durchzuführen. Liberex bietet dafür eine einfache Möglichkeit.
Unter dem Menüpunkt Medien & Leihen > Inventur können Sie Inventuren anlegen. Diese sind mit Datum versehen. Dabei können Sie die Inventur auf Räume oder Kategorien beschränken. Nachdem Sie eine Inventur angelegt haben, können Sie durch einen Klick auf öffnen den Inventurmodus starten. Klicken Sie dabei auf den roten Balken (Scanner aktivieren) und scannen Sie alle Medienetiketten mit Barcode in der jeweiligen Kategorie/Raum/Bibliothek. Duplikate werden ebenso erkannt wie Medien, die nicht in ihrer Bibliothek sind. Alternativ können Sie die ID der Medien auch mittels Tastatur in den roten/grünen Balken eingeben und durch Enter auf Ihrer Tastatur bestätigen.
Sobald Sie Ihre Inventur abgeschlossen haben und alle Medien gescannt haben, können Sie die Inventur abschließen. Anschließend gibt es die Möglichkeit, den Bericht zu Ihrer Inventur anzusehen. Dabei bekommen Sie Informationen zu fehlenden Medien, eine Auflistung aller Elemente, die nicht gefunden wurden und die Möglichkeit, diese zu löschen oder mit der Eigenschaft “Schwund/Aussortiert” zu markieren.
Nach dem Klick auf Löschen ist das Medium unwiderrufbar gelöscht. Das Prädikat “Schwund” kann in Medien bearbeiten eines Medium wieder entfernt werden. Eine Löschung ist nur möglich, wenn das Medium nicht entlehnt ist.